Cómo gestionar un expediente CAE de principio a fin con CAE Claro
- 5 ago
- 11 min de lectura
Actualizado: 7 ago
Gestionar un expediente CAE de principio a fin con CAE Claro
El proceso de tramitación de un expediente CAE (Certificados de Ahorro Energético) comienza cuando se identifica una actuación de eficiencia energética, se comprueba su elegibilidad, se recopilan las pruebas necesarias y se acuerdan las condiciones para ceder y valorizar el ahorro generado.
Después llegan el cálculo, la preparación documental, las firmas, la verificación, las posibles subsanaciones, la solicitud de emisión y el seguimiento hasta la inscripción definitiva de los CAE y el pago acordado.
Cuando todas estas tareas se gestionan mediante correos electrónicos, hojas de cálculo, carpetas compartidas y mensajes entre distintos actores, es fácil perder información, duplicar documentos o desconocer en qué estado se encuentra cada expediente.
Desde LSF Energía Iberia contamos con CAE Claro que permite centralizar estas etapas en una única plataforma, conectar todo el ecosistema, automatizar la creación de expedientes completos listos para verificar y agilizar todo el proceso de tramitación, con formularios adaptados a cada actuación, cálculo automático de ahorros, gestión documental, firmas, controles de conformidad y revisión documental por IA, conexión con verificadores vía API y seguimiento del proceso para cada actor.
¿Quién interviene en la gestión de un expediente?
Dependiendo del proyecto, pueden participar varios actores:
el beneficiario o propietario inicial del ahorro
el instalador y/o el técnico responsable
un intermediario como LSF Energía Iberia
un sujeto delegado / un sujeto obligado (negociamos con SD/SO partner los mejores precios y condiciones para nuestra red de instaladores y beneficiarios).
el verificador
el gestor autonómico
y el coordinador nacional del sistema.
Cada uno interviene en una fase diferente y necesita acceder a información concreta.
El problema aparece cuando todos trabajan con copias diferentes de los mismos documentos o cuando el estado del expediente depende de preguntar individualmente a cada participante.
Por eso, una plataforma CAE no debe limitarse a rellenar un formulario. Debe ayudar a coordinar todo el recorrido del expediente.
Las etapas de un expediente CAE
1. Captación e identificación de la actuación
La primera etapa consiste en identificar una actuación susceptible de generar ahorro energético con nuestra red de instaladores o con beneficiarios que se acercan a nosotros.
Puede tratarse, por ejemplo, de:
la instalación de aislamiento térmico, la sustitución de una caldera por una bomba de calor, la renovación de un sistema de iluminación, la sustitución de un vehículo de combustión por uno eléctrico, entre otras.
En esta fase deben recogerse los datos básicos:
identidad del beneficiario
dirección o localización de la actuación
tipo de instalación
situación anterior
solución instalada
fechas previstas o reales
inversión
ayudas públicas
otras documentaciones disponibles y necesarias para la tramitación.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
La plataforma permite crear y gestionar expedientes mediante formularios que se adaptan al tipo de actuación. Los usuarios pueden introducir los datos del beneficiario, seleccionar la medida correspondiente y cargar la documentación asociada.
Esto permite empezar el expediente desde el primer contacto con el cliente, en lugar de reconstruir la información al final de la obra.
2. Análisis de elegibilidad
No toda actuación de eficiencia energética genera automáticamente un CAE. Nuestro equipo está aquí para estudiar y analizar cómo el proyecto puede encajarse en el sistema CAE y acompañar a los instaladores a crear un expediente de manera sencilla y rápida con toda la documentación necesaria.
Antes de comprometer una remuneración con el cliente, conviene comprobar:
si existe una ficha estandarizada aplicable
si la actuación cumple su ámbito de aplicación
si las fechas son compatibles
si el equipo o material cumple los requisitos
si existe una situación inicial demostrable
si el ahorro no ha sido contabilizado previamente
si las ayudas recibidas son compatibles.
Cuando no existe una ficha adecuada, puede estudiarse la vía de una actuación singular, que requiere una metodología específica de cálculo y justificación.
La normativa establece que las actuaciones estandarizadas deben justificarse con los documentos indicados en la ficha correspondiente, mientras que las actuaciones singulares siguen su procedimiento específico.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
Contamos con varias fichas que puedes elegir directamente en la plataforma. Además, la estructura del formulario y las listas documentales permiten orientar al usuario sobre los datos y justificantes que debe recopilar y subir directamente en la plataforma, solo pedimos documentos existentes, no se necesita crear ningún tipo de documento. (Ver etapa 5)
La plataforma también incorpora controles de conformidad, validaciones de requisitos técnicos, detección de errores y alertas para reducir el riesgo de preparar un expediente incompleto.
3. Simulación y cálculo del ahorro
Una vez que la información básica del proyecto subida en la plataforma, la misma calcula el ahorro anual de energía final.
Para ello pueden ser necesarios datos como: superficie, zona climática, potencia anterior y posterior, consumo energético, rendimiento de los equipos, horas de funcionamiento, número de unidades, tipo de combustible, año de construcción o características técnicas de los materiales.
Cada ficha utiliza su propia fórmula y sus propios valores de referencia.
El resultado del cálculo determina el volumen potencial de ahorro y, por tanto, la cantidad estimada de CAE que podría generarse.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
CAE Claro ofrece cálculo automático de los ahorros y formularios adaptados a las actuaciones gestionadas. También permite centralizar los campos técnicos y utilizar la versión aplicable de la ficha para estructurar el expediente.
El resultado debe seguir siendo revisado por una persona cualificada. La automatización agiliza el proceso, pero no sustituye la validación técnica de los datos introducidos por nuestro equipo técnico.
4. Definición de las condiciones económicas
Antes de tramitar el expediente, debe quedar claro:
quién es el propietario inicial del ahorro
quién adquirirá ese ahorro
qué contraprestación recibirá el beneficiario
si el instalador percibirá una parte
cuándo se realizará el pago
y qué condiciones deben cumplirse
Por ejemplo, un instalador puede decidir trasladar todo el incentivo al cliente como descuento comercial o acordar una distribución por su participación en la captación y preparación del expediente.
También pueden existir diferentes modalidades de pago, según el momento en el que se abone la contraprestación y el riesgo asumido por la parte compradora.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
La plataforma permite configurar acuerdos con socios y gestionar las condiciones asociadas a cada operación. También incorpora funcionalidades de seguimiento de la valorización y de los pagos.
Las condiciones definitivas deben formalizarse siempre en los contratos y acuerdos correspondientes.
5. Recopilación de la documentación
Esta es una de las etapas más importantes.
Los documentos varían según la ficha, pero pueden incluir:
facturas, fichas técnicas, fotografías antes y después, certificados energéticos, certificados de instalación, justificantes de puesta en funcionamiento, permisos de circulación, declaraciones responsables, contratos, informes técnicos y acreditación de ayudas públicas.
Muchas pruebas deben recopilarse antes o durante la obra. Si se espera hasta el final, algunos elementos pueden resultar imposibles de recuperar.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
El usuario puede cargar los documentos directamente en el expediente durante su creación y tras su finalización, antes de las firmas finales, y mantenerlos asociados a una actuación concreta. Con toda la documentación subida en la plataforma, en un clic se crea de forma automática un expediente completo listo para verificar.
La plataforma facilita una gestión centralizada, con adjuntos organizados, checklist de conformidad e historial de modificaciones. Permite también ahorrar tiempo en la construcción del expediente automatizando todo el proceso de montaje documental.
Así se evita que la documentación quede repartida entre diferentes correos, carpetas y versiones. Logrando menos errores.
6. Generación automática de los documentos
Además de las pruebas aportadas por el beneficiario y el instalador, el expediente requiere documentación administrativa y contractual.
Puede incluir: ficha de la actuación, declaraciones responsables, formularios oficiales, convenio de cesión, contratos, anexos, resúmenes de actuaciones, documentación de solicitud.
La información debe ser coherente en todos los documentos: nombres, NIF, direcciones, fechas, equipos, superficies y valores de ahorro.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
CAE Claro utiliza los datos del expediente para organizar y autocompletar plantillas y documentación, reduciendo la introducción repetida de la misma información. La plataforma también permite generar un expediente con sus adjuntos y documentación estructurada.
Antes de firmar o enviarlo a un socio, los documentos deben revisarse para confirmar que los datos autocompletados coinciden con las evidencias originales,
7. Firma y cesión del ahorro
Para que un sujeto obligado/delegado o que un intermediario pueda adquirir la condición de propietario del ahorro, debe formalizarse la cesión con el propietario inicial.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
La plataforma permite gestionar documentos con firma digital o manuscrita y conservar el recorrido de la documentación dentro del expediente. El instalador entra en su espacio de usuario y puede descargar la documentación que tiene que ser firmada para que el beneficiario pueda guardar un ejemplar y enseña la documentación al cliente. El instalador tiene dos opciones: puede pedir al cliente que firme durante la visita en la obra directamente desde la tableta o teléfono del instalador, o enviarle un enlace para que firme a distancia.
8. Control de conformidad previo
Antes de enviar el expediente al verificador, es recomendable realizar una revisión interna.
Debe comprobarse, entre otros aspectos:
que no faltan documentos
que las fechas son coherentes
que las facturas identifican los equipos
que las direcciones coinciden
que los valores técnicos corresponden con las fichas
que las fotografías permiten demostrar la actuación
que los documentos están firmados
Una buena revisión previa reduce las subsanaciones y evita enviar expedientes que todavía no están preparados.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
Antes de esta etapa de conformidad, pulsamos un botón y una primera revision por IA se realiza lo que agiliza el trabajo del tecnico cuando revisa el expediente e industrializa el proceso, garantizando calidad de conrol documental. CAE Claro También incorpora checklist y preguntas de conformidad automática, validación de requisitos técnicos, detección de errores y alertas, haciendo que la revisión sea más ágil, segura y cualitativa. La plataforma también permite asignar diferentes usuarios y permisos, lo que facilita separar y aliviar la carga documental, la revisión técnica y la validación final.
L 10. Agrupar y descargar paquetes de expedientes CAE para SO y SD
Una vez los expedientes listos, los agrupamos directamente en la plataforma CAE Claro para alcanzar el mínimo de 30 MWh requerido para poder tramitar las solicitudes. ¿Cómo ayuda CAE Claro? La ventaja es que podemos agrupar expedientes procedentes de distintos instaladores colaboradores y crear paquetes con actuaciones situadas en una misma comunidad autónoma, con el fin de alcanzar el volumen mínimo exigido, todo eso directamente en la plataforma y descargar la documentación ya organizada en carpetas, facilitando el trabajo de los SO/SD y verificadores del sistema CAE.
11. Verificación del ahorro
Una vez completado el expediente, solicitamos su verificación, directamente o a través del sujeto obligado o delegado socio, ante una entidad verificadora acreditada por ENAC, podéis encontrar la lista de las entidades aquí.
El verificador comprueba que:
la actuación es real
la documentación está completa
la información aportada es veraz
la metodología se ha aplicado correctamente
el ahorro declarado está justificado
El resultado puede ser:
un dictamen favorable
una solicitud de subsanación
un dictamen desfavorable
La normativa obliga al verificador a informar de los defectos formales o de calidad y a solicitar su corrección. Si la subsanación no se realiza o es insuficiente, puede emitir un dictamen desfavorable.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
La plataforma ofrece conexión con entidades verificadoras, centralización de la documentación, historial de modificaciones y seguimiento de la conformidad de cada proyecto.
Esta organización permite agilizar los plazos de verificación y reducir los costes, especialmente en el caso de actuaciones de menor volumen. Gracias a ello, podemos ofrecer condiciones homogéneas a nuestros distintos partners, evitar que las incidencias se pierdan en largas cadenas de correos y conservar la trazabilidad de todas las versiones y documentos sustituidos.
12. Gestión de subsanaciones
Una subsanación es una solicitud para corregir, completar o aclarar una parte del expediente.
Puede deberse a: una fotografía insuficiente, un dato técnico incorrecto, una firma ausente, una incoherencia de fechas...etc.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
La gestión centralizada en CAE Claro permite identificar cada incidencia, sustituir documentos, y comprobar en todo momento qué tareas siguen pendientes.
Esto facilita un flujo de comunicación más sencillo entre los distintos partners y ofrece una visión clara del estado de cada expediente. Además, permite corregir los expedientes de forma rápida y ordenada, incluso cuando se gestionan grandes volúmenes de actuaciones.
De este modo, se reduce el riesgo de responder con una versión incorrecta, perder información o dejar alguna corrección sin completar.
13. Solicitud de emisión de los CAE
Con el dictamen favorable, el solicitante/nuestro partner SD/SO presenta el expediente ante el gestor autonómico competente.
El gestor comprueba la documentación y puede:
validar el expediente
emitir los CAE correspondientes
solicitar documentación adicional
o requerir una subsanación
Tras la emisión, los certificados son preinscritos y posteriormente inscritos de forma definitiva en el Registro Nacional. Solo desde su inscripción definitiva adquieren validez nacional y pueden transmitirse o liquidarse.
La normativa establece plazos administrativos diferenciados para actuaciones estandarizadas y singulares, aunque estos pueden quedar interrumpidos cuando se requiere una subsanación o cuando se aplican reglas especiales de cómputo.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
La plataforma permite seguir el estado de cada expediente y mantener centralizada la documentación preparada para las fases de verificación y tramitación.
El usuario puede consultar el avance de sus operaciones sin depender únicamente de actualizaciones manuales por correo electrónico.
14. Inscripción, transmisión, liquidación y pago
Una vez inscritos, los CAE pueden ser transmitidos entre sujetos obligados y delegados socio.
El Registro Nacional garantiza la trazabilidad de su emisión, titularidad y liquidación.
El pago al beneficiario o al colaborador dependerá del acuerdo económico firmado:
algunas operaciones prevén un pago anticipado
otras, un pago después de la verificación
y otras, después de la emisión o inscripción definitiva
Por tanto, el cierre técnico y el cierre económico no siempre se producen en el mismo momento.
¿Cómo ayuda CAE Claro?
La plataforma incorpora seguimiento de la valorización, conexión con actores del mercado y gestión de pagos, permitiendo mantener una visión completa de la operación hasta su cierre.
¿Qué problemas evita una plataforma de gestión CAE como CAE Claro?
Pérdida de documentos
Cada expediente reúne numerosos archivos. Una estructura centralizada evita que los justificantes queden dispersos.
Falta de visibilidad
El usuario puede consultar el estado del expediente y las acciones pendientes sin solicitar actualizaciones constantemente.
Errores de transcripción
El autocompletado reduce la necesidad de copiar los mismos datos en diferentes formularios.
Subsanaciones evitables
Los controles previos ayudan a detectar ausencias e incoherencias antes de la verificación.
Dificultad para trabajar con varios socios
La gestión de usuarios, permisos, socios y agrupaciones permite adaptar la operativa a redes de instaladores, consultorías, intermediarios y grandes organizaciones.
¿Para quién está pensada CAE Claro? Reunimos todo el ecosistema CAE en una sola plataforma.
Instaladores
Pueden crear expedientes, centralizar la documentación y hacer seguimiento hasta el pago. La versión destinada a instaladores se presenta como gratuita e incluye formación en el uso de la plataforma.
Intermediarios y consultorías
Pueden gestionar diferentes beneficiarios, instaladores, actuaciones y condiciones económicas desde un único entorno.
Sujetos delegados y obligados
Pueden estructurar operaciones, agrupar actuaciones, controlar la conformidad y conectarse con otros actores del proceso.
Redes y partners
Las funcionalidades empresariales incluyen gestión multiusuario, permisos, API, agrupación de actuaciones y opciones de marca blanca.
Verificadores (estamos desarrollando un nuevo espacio verificador en el que cada SD o SO puede conectarse vía API para agilizar el proceso).
Preguntas frecuentes
¿Puedo utilizarla para una única actuación?
La solución para instaladores está pensada para permitir la creación y seguimiento de expedientes sin necesidad de disponer de una estructura administrativa propia.
¿Se pueden agrupar actuaciones pequeñas?
Sí. La plataforma incluye funcionalidades de agrupamiento de actuaciones, especialmente útiles para intermediarios, sujetos delegados y organizaciones que gestionan diferentes expedientes.
¿Puedo utilizarla con mi propia marca?
CAE Claro ofrece modalidades empresariales con uso en marca blanca para todo tipo de actor.
¿Es posible integrarla con otros programas?
La plataforma presenta opciones de API para integraciones con herramientas y procesos empresariales. El alcance concreto debe definirse según las necesidades de cada organización.
Gestiona tus expedientes con CAE Claro
En LSF Energía Iberia ayudamos a instaladores, beneficiarios, consultorías, intermediarios, sujetos delegados y sujetos obligados a estructurar y valorizar sus actuaciones de eficiencia energética.
Con CAE Claro puedes:
crear expedientes mediante formularios adaptados
calcular el ahorro energético
centralizar documentos y justificantes
generar la documentación de la actuación
gestionar firmas y acuerdos
realizar controles de conformidad
coordinar la verificación
gestionar subsanaciones
seguir el estado de cada operación
mantener la trazabilidad hasta el pago
Además de la herramienta digital, nuestro equipo acompaña a los usuarios en la identificación de la ficha, la preparación documental y el seguimiento operativo del expediente.
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